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Avec la montée des contrôles administratifs et la digitalisation croissante des procédures, l’authentification des documents n’est plus une simple formalité. Elle devient une étape clé dans la réussite d’un projet de mobilité internationale.

RH et Mobility Managers : maîtrisez les procédures pour sécuriser chaque étape de la mobilité.

Un contexte international en mutation

Ces derniers mois, plusieurs pays ont modifié leurs exigences administratives en matière de reconnaissance de documents étrangers :

• L’Arabie Saoudite a récemment rejoint la Convention de La Haye en décembre 2022. Depuis mars 2023, les documents destinés à ce pays peuvent donc désormais être apostillés, ce qui simplifie considérablement les démarches (fini la légalisation consulaire complexe).

• La Chine a adhéré à la Convention en novembre 2023. Attention toutefois : malgré cette adhésion, certaines autorités locales continuent de demander une double validation dans certains cas sensibles (diplômes, documents financiers), ce qui entretient la confusion.

• Le Qatar et les Émirats Arabes Unis, non signataires jusqu’à présent, n’acceptent toujours que des documents légalisés, impliquant un processus long, avec authentification par cour d’appel, puis ambassade.

• Le Canada : bien qu’il soit signataire de la Convention, les provinces appliquent des règles spécifiques. Au Québec, par exemple, certains documents doivent passer par le ministère de l’Éducation ou des services gouvernementaux avant apostille.

Qu’est-ce que l’apostille ?

L’apostille est une certification officielle simplifiée qui authentifie l’origine d’un document public destiné à être utilisé à l’étranger, notamment dans le cadre d’une expatriation. Elle est régie par la Convention de la Haye du 5 octobre 1961 à laquelle plus de 120 pays sont signataires.

Cette Convention, également connue sous le nom de « Convention Apostille » est en fait un traité international établi pour simplifier l’attestation de véracité et la procédure d’authentification des documents publics destinés à être utilisés à l’étranger. Cette convention a permis l’établissement d’un certificat unique appelée « l’apostille » pouvant être émis par une autorité compétente du pays d’origine du document.

Grâce à l’apostille, les démarches sont accélérées puisqu’elle dispense de la légalisation consulaire. Cependant, elle ne certifie pas le contenu du document.

L’apostille est délivrée par une autorité compétente dans le pays d’origine du document. Ces autorités compétentes vont varier en fonction du pays.

Autorités compétentes pour délivrer une apostille :

La délivrance de l’apostille dépend du pays d’origine du document :

• En France : les cours d’appel et les chambres de commerce
• Aux États-Unis : les secrétaires d’État de chaque État
• En Espagne : le ministère des Affaires étrangères ou les cours d’appel

Qu’est-ce que la légalisation ?

La légalisation est une procédure plus complexe visant à obtenir l’authentification de la signature et de la qualité du signataire d’un document officiel afin qu’il soit reconnu par les autorités compétentes d’un pays étranger n’étant pas signataire de la Convention de la Haye.

Elle est obligatoire pour les pays non-signataires de la Convention Apostille.

Étapes de la légalisation :

• Authentification par une autorité compétente locale (par exemple, une chambre de commerce ou une cour d’appel)
• Validation de l’ambassade ou le consulat du pays de destination

Ce processus est par conséquent, un processus plus long et plus coûteux.

Comment choisir entre l’apostille et la légalisation ?

Pour déterminer la procédure appropriée :

1. Identifier le pays de destination :

• Si le pays est signataire de la Convention de La Haye : apostille
• Si le pays n’est pas signataire : légalisation

1. Considérer le type de document : Certains documents spécifiques peuvent nécessiter une légalisation même pour des pays signataires. Il peut s’agir de documents sensibles.

En résumé, l’apostille est plus rapide et simple pour les pays signataires de la Convention de La Haye, tandis que la légalisation reste indispensable pour les autres pays ou certains documents sensibles.

Conseils pour les RH :

1. Anticipez les démarches : Les procédures d’apostille ou de légalisation peuvent prendre du temps. Commencez les démarches dès que possible pour éviter les retards dans la mobilité internationale de vos collaborateurs.
2. Vérifiez la validité des documents : Assurez-vous que les documents soumis sont récents et conformes aux exigences du pays de destination.
3. Connaître les exigences locales : Chaque pays peut avoir des règles spécifiques. Informez-vous sur les exigences du pays de destination avant d’entamer les procédures.
4. Accompagnez vos collaborateurs : Fournissez un soutien administratif pour les guider dans la collecte et l’authentification des documents nécessaires.
5. Faites appel à des experts : Pour simplifier le processus, envisagez de collaborer avec des prestataires spécialisés en mobilité internationale et en gestion des formalités administratives.