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BIEN CHOISIR LE PRESTATAIRE DE RELOCATION : LES CRITÈRES QUI FONT LA DIFFÉRENCE

Dans un monde où les talents sont de plus en plus mobiles, la relocation est devenue un enjeu stratégique pour les entreprises. Trouver un logement, comprendre les démarches administratives, s’intégrer dans un nouvel environnement : autant de défis qui, mal anticipés, peuvent vite devenir un casse-tête pour les collaborateurs en mobilité.

Pour éviter ces écueils, le choix d’un prestataire de relocation est une étape clé. Mais entre les offres standardisées, les réseaux internationaux et les spécialistes locaux, comment distinguer un prestataire fiable d’un acteur peu expérimenté ? Voici les critères qui comptent vraiment.

1. Un accompagnement structuré, mais adaptable aux besoins de l’entreprise

La relocation ne se résume pas à une simple liste de tâches : chaque entreprise a des besoins spécifiques en fonction de ses politiques internes, du volume de mobilité et des destinations couvertes.

Un bon prestataire propose un panel de prestations structurées, mais flexibles, en adaptant ses processus aux attentes de ses clients. Une multinationale avec des centaines de mutations par an n’a pas les mêmes exigences qu’une PME gérant quelques mobilités ciblées. L’efficacité repose sur un cadre structuré qui peut être personnalisé selon les contraintes et la culture de l’entreprise.

Ce qu’il faut vérifier :

• Le prestataire est-il capable de s’adapter aux politiques de mobilité et aux contraintes spécifiques de votre entreprise, comme les budgets alloués ou les délais de transition ?
• Propose-t-il des services modulables qui permettent d’accompagner aussi bien des expatriations longues durées que des mobilités plus courtes ou hybrides
• Son organisation lui permet-elle de gérer efficacement des volumes de mobilité importants sans compromettre la qualité du suivi individuel ?

2. Un interlocuteur unique et une équipe stable

Un projet de relocation implique de multiples interlocuteurs : employeur, administration, agences immobilières, écoles… Pour éviter les pertes d’information et les délais inutiles, un interlocuteur unique est essentiel pour coordonner l’ensemble des démarches et assurer un suivi fluide.

Mais un référent unique n’est pas suffisant. Il faut aussi une organisation bien structurée pour pallier d’éventuelles absences et assurer la continuité des services. Une équipe stable, avec une faible rotation du personnel, est souvent un bon indicateur de fiabilité.

Ce qu’il faut vérifier :

• Depuis combien de temps l’équipe en place accompagne-t-elle les clients ?
• Y a-t-il un plan de continuité avec un remplaçant dédié en cas d’absence ?
• L’équipe est-elle suffisamment grande pour être agile, tout en restant à taille humaine pour offrir un service personnalisé ?

3. Une transparence totale sur les honoraires

Certains prestataires perçoivent des commissions d’agences immobilières ou de fournisseurs locaux, ce qui peut compromettre leur impartialité dans les recommandations faites aux collaborateurs.

Un prestataire éthique doit fonctionner sur un modèle transparent : il est rémunéré uniquement par son client (entreprise ou particulier) et ne perçoit aucune commission cachée. Cela garantit des choix objectifs et une vraie défense des intérêts des expatriés.

Ce qu’il faut vérifier :

• Le prestataire est-il certifié par un label garantissant son impartialité, comme le label RELOQI ? Son modèle de rémunération est-il clairement détaillé dans ses offres ?

4. Une expertise reconnue et des références solides

Un prestataire de qualité doit pouvoir prouver son expertise grâce à des certifications reconnues et des références clients solides.

Le Label Magellan, attribué aux prestataires respectant des standards élevés en matière de mobilité internationale, est un bon indicateur de professionnalisme. Une entreprise certifiée a été évaluée sur la qualité de son accompagnement, la transparence de ses pratiques et la satisfaction de ses clients.

Ce qu’il faut vérifier : Le prestataire est-il labellisé Magellan ou une certification équivalente ?

• Le prestataire accompagne-t-il des entreprises ayant des besoins similaires aux vôtres ? 
• Depuis combien de temps ces entreprises lui font-elles confiance ?
• Peut-il fournir des références solides et démontrer la stabilité de ses partenariats ?

5. Un engagement RSE évalué et concret

La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) est devenue un critère clé dans le choix des prestataires. Un engagement affiché ne suffit pas : il faut des actions concrètes et mesurables.

Les entreprises soucieuses de leur impact environnemental et social doivent privilégier des prestataires évalués par des organismes indépendants comme ECOVADIS, qui audite les engagements RSE des entreprises sur des critères environnementaux, sociaux et éthiques.

Un bon prestataire doit également intégrer des solutions durables dans ses services :

• Optimisation des déplacements : visites virtuelles, sélection de logements en amont pour limiter les trajets inutiles.
• Accompagnement vers des choix plus responsables : sensibilisation des expatriés, propositions d’opérateurs respectueux de l’environnement, évaluation des logements proposés selon des critères d’écoresponsabilités.

Ce qu’il faut vérifier :

• Le prestataire est-il audité par ECOVADIS ou un organisme équivalent ?
• Prend-il des initiatives concrètes pour réduire l’impact environnemental des relocalisations ?

6. Des outils IT performants et sécurisés

L’efficacité d’un prestataire repose aussi sur sa capacité à intégrer des technologies modernes pour simplifier la gestion des mobilités.

Suivi et reporting en temps réel :
- Tracking des missions pour suivre l’avancement en direct.
- Tableaux de bord interactifs avec des KPI et statistiques pour les RH.
- Plans interactifs des villes pour aider les expatriés à mieux appréhender leur nouvel environnement.

Accessibilité et facilité d’utilisation :
- Interface intuitive, avec une version accessible sur smartphone et tablette.
- Accès distinct pour les RH, permettant une gestion simplifiée et un meilleur suivi.

Stockage des données sécurisé et conforme aux réglementations :
- Où sont stockées les données des collaborateurs ?

Privilégier un prestataire dont les serveurs sont en Europe garantit une meilleure protection des données personnelles, en conformité avec le RGPD.

Ce qu’il faut vérifier :

• Le prestataire propose-t-il une solution digitale complète et ergonomique ?
• Où et comment sont stockées les données ?
• Les RH ont-ils accès à un espace dédié avec des indicateurs de suivi ?

Faire le bon choix : un partenariat stratégique

La réussite d’une mobilité internationale ne repose pas uniquement sur un enchaînement de services, mais sur un véritable accompagnement pensé pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise et de ses collaborateurs. Plutôt que de simplement sélectionner un prestataire, il s’agit de choisir un partenaire capable d’évoluer avec vous, de s’adapter à vos exigences et de vous apporter des solutions concrètes face aux défis de la mobilité.

Un partenaire solide se distingue par son expérience, la stabilité de ses équipes et son engagement à travailler en toute transparence, sans conflit d’intérêts. Il doit également être à l’écoute, offrir un cadre structuré tout en restant agile, et intégrer une approche responsable, alignée sur les enjeux actuels en matière de RSE et de sécurité des données.

Prendre le temps de bien évaluer ces critères, c’est garantir aux collaborateurs un accompagnement fluide et rassurant, tout en offrant aux entreprises une gestion optimisée de leur mobilité internationale.